afbeelding van Jessie
Jessie Auteur

Thuiswerken? Deze kosten mag je aftrekken

Ondernemen is al duur genoeg (zeker in de beginfase!). Dus deze tips om geld te besparen zijn vast meer dan welkom!

Zakelijke telefoontjes met je privételefoon zijn gewoon aftrekbaar!
Zakelijke telefoontjes met je privételefoon zijn gewoon aftrekbaar!

In het begin van je start-up-periode heb je misschien nog geen geld voor een fancy kantoor of een werkplek in een creatieve hub. Nee, jij zit gewoon te zwoegen aan je eigen keukentafel. Maar ook dán kun je bepaalde kosten zakelijk aftrekken. En dat is natuurlijk goed om te weten! Toch kun je niet álles zomaar aftrekken of als zakelijke kosten opvoeren. Een kleine crash course in de wereld van belastingen...

Op de site van de Belastingdienst zijn ze er heel duidelijk over: “Alleen de kosten die u maakt voor de zakelijke belangen van uw onderneming, zijn aftrekbaar: de zakelijke kosten”. Die leuke broek die je eigenlijk gewoon wilt hebben, maar die niet nodig is voor je onderneming telt dus niet mee, maar bijvoorbeeld een adviesgesprek over de levensvatbaarheid van je onderneming wel. Ook kun je denken aan de kosten voor het inschrijven bij de KVK, de inrichting van je werkplaats (ja, ook het bureau), zakelijke verzekeringen en reizen met het OV. De belangrijkste graadmeter van de Belastingdienst is het motief waarmee je de kosten hebt gemaakt.

Zakelijke of privékosten?

Soms is de grens van zakelijk en privé natuurlijk erg vaag. Dat geldt niet alleen voor de boeken die je leest (die nieuwe bestseller die je ‘gewoon leuk vindt’ 0%, maar vakliteratuur 100%), de telefoongesprekken die je voert (wéér aan je oma uitleggen wat start-up betekent 0%, maar zakelijke telefoongesprekken die je thuis op de bank uitvoert 100%) en de kleding die je draagt (kek truitje 0%, werkschort 100%). Kleding die je ter promotie draagt mag overigens wél afgetrokken worden, als de kleding voorzien is van (in totaal) een beeldmerk van minimaal 70cm2 die verwijst naar je onderneming.

 Bruce Mars on Unsplash

Foto: Bruce Mars on Unsplash

Kappertje pakken en jachtje kopen

Een rijbewijs daarentegen, volgens de Belastingdienst iets waar je buiten je onderneming in belangrijke mate van profiteert, geldt niet als aftrekbare kostenpost. Een geldboete omdat je op tijd bij je afspraak wilde zijn ook niet. Ook van de pedicure, je zorgverzekering, geld dat je uitgeeft aan kleding (behalve werkkleding) of de kapper mag je niet de bonnetjes aan je boekhouder geven. Oh, en een vaartuig voor representatieve doeleinden telt ook voor 0%, dus breng die jacht die je ‘voor relatietripjes’ had bedacht ook maar weer terug.

Struggling at the home office

Helaas kun je de kosten voor de werkruimte die je thuis gebruikt meestal niet zakelijk aftrekken, maar er zijn uitzonderingen. Daarvoor heeft de Belastingdienst een rekenhulp ontwikkeld, waarbij ze bijvoorbeeld kijken in hoeverre jouw omgebouwde garderobe een echt kantoor is. Een werkruimte is zelfstandig als je een eigen opgang of ingang hebt en ook andere voorzieningen in de werkruimte hebt (zoals een toilet of watervoorziening). Een handige check is om te kijken of je de werkruimte ook bijvoorbeeld aan een onbekende zou kunnen verhuren. Als je home office aan die eisen voldoet dan moet je hem ook nog eens vaak en voldoende voor je onderneming gebruiken. Oh, en kom je in aanmerking maar krijg je huurtoeslag? Dan moet je “een evenredig deel toerekenen aan het gebruik van de werkruimte en dat deel bij de winst van je onderneming optellen”. Stel dat je dus 1/3 deel van je huis voor je voor je onderneming gebruikt (rondslingerende documenten tellen níét mee), dan moet je dus 1/3 deel van de huurtoeslag bij de winst rekenen.

Foto via Rawpixel

Foto via Rawpixel

BTW nee

Sommige kosten mag je wél voor de inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting aftrekken, maar je mag níét de BTW aftrekken. De belangrijkste is misschien wel eten en drinken in de horeca en personeelsvoorzieningen, giften en relatiegeschenken (van meer dan €227 per persoon per jaar). Even de Belastingdienst checken of bellen is dus soms wel handig, maar doe het niet als je net op het punt staat om een rondje te geven.

En had je hier al aan gedacht?

Een eenvoudig antwoord op wat je wel en niet mag aftrekken is er dus niet, omdat het verschilt per onderneming en situatie. Maar dit zijn wel interessante punten om even over na te denken:

  • Zakelijk internet – ook al doe je thuis je research of de boekhouding; dat internet gebruik je dus voor zakelijke doeleinden. Dit mag je dus aftrekken, ook als het internet niet op naam van jouw zaak staat. Je moet wél kunnen bewijzen dat het internet thuis veelvuldig zakelijk thuis wordt gebruikt als er om gevraagd wordt. Heb je een alles-in-1-pakket? Dan moet je aan je aanbieder even vragen of hij de tv- en internetkosten afzonderlijk op de factuur kan zetten. Die marathon Temptation Island omdat je geen zin had om aan een artikel te werken telt namelijk níét mee.
  • Een deel van je energiekosten – als je thuis werkt, maar wel apparatuur gebruikt die veel energie verbruikt (die apparatuur moet overigens ook op je ondernemingsbalans staan, dus de hele dag je wasmachine aanzetten telt niet, tenzij je een massagesalon aan huis hebt), dan mag je die kosten ook (deels) aftrekken van je fiscale winst. De energiekosten van je werkruimte (even vierkante meters tellen dus) mogen ook worden afgetrokken, dus gelukkig hoef je niet in de kou te zitten.
  • Een goede bureaustoel – al was het maar omdat rug- en nekklachten duurder kunnen uitvallen dan de aanschaf hiervan, en de overheid natuurlijk ook wel wil dat je gezond je werk kunt uitvoeren.
  • Studiekosten – vooral als je voor je werk up to date moet blijven (en bij welk werk is dat nu eigenlijk níét zo?) is het belangrijk om seminars, studies en congressen te blijven volgen en bezoeken. Gelukkig zijn deze kosten aftrekbaar.
  • Hotel – tijdens een worktrip een hotelletje boeken omdat er geen trein meer terug gaat? Voor dienstreizen zijn dit zakelijke kosten en deze zijn dus aftrekbaar. Ook een woning of caravan op een plek bij je tijdelijke opdrachtgever in de buurt tellen in bepaalde gevallen mee.  
  • Aanloopkosten - de aanloopkosten in de vijf jaar voorafgaand aan de start van je bedrijf mag je aftrekken. Denk bijvoorbeeld aan de kosten voor marktverkenning en de kosten die je hebt gemaakt toen je advies hebt ingewonnen. Het is wel belangrijk om dit goed bij te houden en te registreren.

Kortom.... Het is allemaal niet supereenvoudig. De slimste manier om erachter te komen of je iets wel of niet mag aftrekken is dus om even je boekhouder aan de jas te trekken of de Belastingdienst te raadplegen. 

afbeelding van Jessie
Jessie Auteur

Jessie is zero waster (> 3 jaar afvalarm), blogger (www.hetzerowasteproject.nl) en ondernemer (www.anewzero.com). Ze is ervan overtuigd dat duurzaam leven ook heel leuk, makkelijk en stijlvol kan zijn en is vastbesloten om met haar duurzame (plasticvrije) lifestyle de wereld te redden.

INSPIRATIE

Meer blogs in Mens en samenleving

Alle 1.591 blogs