afbeelding van Milou
Milou Auteur

Team Challenge #6: effectief werken

Een wekelijkse review, prioriteren en op vastgestelde momenten je mail checken. Wat leverde het op?

Do more of werk slimmer? | Foto: Carl Heyerdahl via Unsplash

Het team van Voor de Wereld van Morgen houdt wel van een challenge op z'n tijd. Zo gingen we eerder al een weekend offline, hingen we de held uit, leefden we op budget en werden we minimalist. Dit keer gingen we aan de slag met effectief werken. We verdeelden de hoofdingrediënten van een effectieve werkwijze (een mix van de Getting Things Done methode en GRIP). Milou ging aan de slag met haar mail, Jessie met prioriteren, Maartje deed een week-review en Lydia verhief plannen tot een kunst.

3x per dag mail checken - Milou

Mijn mail mét bijbehorende meldingen stond altijd open. Ik zag ieder mailtje binnen komen en reageerde ook op alles vrijwel direct. Niet echt handig als je een presentatie aan het voorbereiden bent of bezig met het schrijven van een artikel. Na het lezen van het boek GRIP van Rick Pastoor was ik helemaal om. Deze challenge zou voor mij in het teken staan van mail-control. Het eerste wat ik heb gedaan is de meldingen van mijn mail uitgeschakeld.

Daarnaast heb ik iedere werkdag 3 momenten van een half uur ingepland waarop ik mijn mail check. Direct bij start van de werkdag, na de lunch en aan het einde van de werkdag. Ik merkte direct dat een blokje 'E-mail' in mijn agenda niet voldoende was. Daar werden namelijk door collega's (ik noem geen namen, ahum Maartje) gewoon agenda-verzoeken overheen gepland. Het blokje heet nu 'NIET BESCHIKBAAR' en dat werkt verrassend goed. Ha!

Door mijn mail anders te gebruiken heb ik veel meer aandacht voor de taak die ik op dat moment aan het uitvoeren ben. Ik merkte wel dat ik soms de neiging heb om op niet-mail momenten in m'n mailbox te duiken. Daar ga ik voor mezelf heel streng in zijn want deze nieuwe way of e-mail bevalt me heel goed.

Prioriteren kun je leren - Jessie

Effectief werken. Ik probeer het denk ik al vijf jaar en heb alle boeken erover verslonden, maar het blijft voor mij een uitdaging. Want in al die 'je-moet-gewoon-focussen-en-dan-komt-de-rest-vanzelf'-boeken wordt niet echt rekening gehouden met ad-hoc werkzaamheden. En laten nou juist dáár de meeste van mijn werkzaamheden binnen vallen. Deze week probeerde ik meer rust in mijn hoofd te krijgen door niet meer al mijn to do's op een lijstje te zetten en als een maniak al die to do's af te werken, maar - geleerd uit het boek Essentialisme - door per dagdeel één prioriteit op het lijstje te zetten.

Ik moet zeggen: het gaf inderdaad rust. Totdat ik aan het einde van de week erachter kwam dat ik heel veel dingen níét gedaan had. Tsja, en als daar een deadline aan hangt... Wat de challenge me wel opleverde was meer structuur én prioriteiten in mijn inbox. De extensie 'Drag' kun je aan je Gmail toevoegen en vervolgens kun je je mails overzichtelijk in kolommen plaatsen. Fingers crossed dat dat gaat helpen.

Het team van Voor de Wereld van Morgen

De wekelijkse review - Maartje

Ik ben al enkele maanden bezig met het bijhouden van een Bullet Journal. Hierin benoem ik expliciet mijn maanddoelen en vertaal deze door naar specifieke acties die ik per dag moet uitvoeren. Dit werkt heel goed dus een challenge om effectief te werken leek me een eitje. Ik ben aan de slag gegaan met de Weekly Review van de Getting Things Done methode. Een moment op het einde van de week waarop ik mijn hele inbox leeg zou halen. Vervolgens deel je alles op in projecten en doelen om vervolgens per project de volgende stap of to do te formuleren.

Momenteel werk ik in mijn inbox met een mappensysteem voor verschillende projecten of onderwerpen. De mails waar ik nog wat mee moet laat ik op ongelezen staan. Hoewel dat de instructie was koos ik er niet voor om mijn inbox helemaal leeg te maken. Omdat ik nog niet werk volgens de Getting Things Done methode, waar deze Weekly Review een onderdeel van is, is mijn inbox nu nog een archief met honderden emails. Al die emails voor deze challenge in bestaande mappen zetten was teveel werk. Ik koos er voor om alleen mijn ongelezen berichten door te lopen. Die kon ik erg makkelijk aan een project toekennen en vervolgens bedenken wat ik dan de week erna als next step zou ondernemen. Heel handig, mijn to-do lijst voor de nieuwe week was meteen klaar! Verder gaf het een rustig een bevredigend gevoel dat ik in mijn nieuwe week ook echt aan de slag zou gaan met mijn belangrijkste projecten. Ik voelde me reuze effectief. Althans, er miste nog wel prioritering. Die zit wel in de volledige Getting Things Done methode maar omdat ik daar slechts een onderdeel van testte ontbrak dat in mijn Weekly Review. Ook was het wel errug verleidelijk om toch niet meteen even die emails te beantwoorden die ik snel kon afhandelen en die dan af te kunnen vinken.

De quick fix die een afgehandelde email geeft is blijkbaar verslavend. Sowieso viel het me in deze Challenge op dat ik snel afgeleid ben door mijn email en zó een hele dag kan doorbrengen met enkel het beantwoorden van emails. Dan helpt het ook niet dat ik 3 verschillende mailboxen heb waarop email binnen komt voor mij. I’m an email junkie! Toch maar eens testen of de methode om slechts 3x per dag je email te checken niet nóg effectiever werkt voor mij...

De kunst van het plannen - Lydia

Tijdens mijn studie Internationale Ontwikkeling aan de Universiteit van Wageningen was ik altijd wel goed in plannen. Ik had het echter nog niet toegepast op het werk en inmiddels snap ik niet meer dat ik hier niet eerder aan heb gedacht! De week van de challenge plande ik iedere dag, per uur wat ik in dat uur moest doen. De taken met hoge prioriteit stonden eerder op de dag dan de activiteiten met lage prioriteit. Het inschatten van de taken qua tijd lukte redelijk goed, vaak viel het mee en was ik wat eerder klaar dan dat ik ingepland had.

In mijn notitieboekje schreef ik elke dag een overzicht met taken en meetingen voor die dag. Het resultaat? Meer rust in mijn hoofd omdat het allemaal al op papier stond en ingepland was. Als je planning klopt kun je al die losse taken uit je hoofd halen en heb je meer overzicht. Voor mij hielp het echt, ik blijf het dan ook zeker doen!

Meer inspiratie voor je worklife?

afbeelding van Milou
Milou Auteur

Communitymanager Voor de Wereld van Morgen. Wij helpen duurzame ondernemers aan een vliegende start én vertellen je over de tofste innovaties en startups. Een mooiere wereld begint bij een slim idee. Heb jij er een? Deel het met ons en laat weten hoe we je kunnen helpen!

INSPIRATIE

MEER GERELATEERDE BLOGS

Alle 1.163 blogs